Vincular el correo corporativo con Gmail ¿Por qué NO debería hacerse?

Gestionar su correo corporativo con Gmail, puede resultar no del todo bueno, si bien muchos artículos demuestran las ventajas de gestionarlo de tal modo en este artículo nos centramos en las desventajas y por qué NO debería hacerlo.

“Correos corporativos con Gmail gratis” “Vincula tu correo corporativo con Gmail gratis”, son muchos los artículos que prometen esto siguiendo algunos sencillos pasos en pocos minutos.

¿En qué consiste?

Usted puede tener un correo corporativo (yo@miempresa.com) funcionando con la interfaz de Gmail al 100%. Esto en parte es cierto, sin embargo, la manera en que se hace no es la mejor.

Existe una opción en el correo Gmail (correo gratuito @gmail.com) que permite añadir cuentas adicionales de correo. Está opción le permite añadir “un correo corporativo” y poder manejarlo desde su correo Gmail.

Agregar otra dirección de correo electrónico en gmail

Para que esto funcione, debe poseer un correo corporativo ya creado y funcionando en algún servicio de hosting o correo. La función que cumple Gmail en este caso es ser “un programa” que nos permite visualizar los correos que recibimos y poder responderlos. A primera vista suena genial, pero tienes sus desventajas:

1) No es “gratis”

Para que esto funcione se debe tener un correo corporativo ya creado, eso implica tener que tener que comprar previamente un servicio de hosting o correo y un dominio.

2) Correos que tardan en enviar/recibir

Cuando decide trabajar el correo corporativo con Gmail, los correos ya no se reciben ni envían directamente, sino que ahora pasan por el sistema de Gmail, al hacer esto en ocasiones podrá experimentar retrasos o demoras tanto en la recepción como en el envío de mensajes.

No es un problema de su proveedor de correo (aunque en algunos casos si lo puede ser), es normal que pasen estos retrasos porque está haciendo pasar el correo por dos niveles (su proveedor y ahora Gmail) y esto puede tomar más tiempo al enviar o recibir un mensaje.

3) Algunos correos no pueden llegar a su destino

Gmail maneja la recepción de estos correos, es Gmail ahora quien determina si el correo debe llegar o no. En algunos casos puede rechazar algunos mensajes y no notificarle sobre esto.

4) 5 buzones cómo máximo

Puedes añadir sólo 5 buzones como máximo, si en caso necesitara de un buzón más, no podría.

5) No funciona con Outlook

Cuando se vincula un correo corporativo con Gmail, Gmail se convierte en la única aplicación donde se puede gestionar el correo. Por lo que no se pueden usar programas alternativos como Outlook o Thunderbird. Si Outlook es su aplicación de correo favorita, definitivamente no debería vincular su correo con Gmail.

6) No hay copias se seguridad en el servidor

Cuando su correo corporativo es vinculado a Gmail, este empieza a borrar los correos del servidor (hosting o servicio de correo) y los copias en Gmail directamente. A partir de ahora los correos que lleguen a su correo corporativo serán borrados y copiados a Gmail. Si algún día pierde información el único lugar dónde encontrará dicha información será Gmail.

7) No se puede sincronizar múltiples dispositivos ni múltiples programas

Un correo corporativo normal, le permite trabajar su correo en múltiples dispositivos en múltiples programas. Al vincular su correo corporativo con Gmail, usted lo hace a través de POP. POP es un protocolo que borra los mensajes del servidor por lo que, si trata de acceder a su correo desde otro dispositivo u otro programa, encontrará la bandeja vacía.

La única manera de que pueda acceder a su correo sincronizado es accediendo a través de Gmail.

GSuite, el verdadero correo corporativo con Gmail

Existe un servicio de Google llamado GSuite, esta solución le permite trabajar el correo corporativo con Gmail, usar el Drive, Docs, Forms, todas las herramientas de google con el dominio de su empresa ¿La ventaja? Es la mejor manera de gestionar nuestro correo con Gmail, funciona directo y es unos de los mejores de servicio de correo.

Hay un artículo que puede revisar acerca de Google Suite que explica todo lo que necesitas saber.

GSuite ¿Qué es, cómo funciona, cuánto cuesta?

Conclusión y recomendación

Si ya tiene un correo corporativo funcionando perfectamente no recomendamos vincularlo con Gmail. Si bien puede hacerse, es una opción que tienes varias desventajas como ha podido ver. El hacerlo puede afectar la comunicación en tu empresa (correos que demoran en llegar, nunca llegan, etc.). Puede que la interfaz de Gmail llame su atención deseando aplicar esta opción, pero es mejor usar el servicio que su proveedor de correo o hosting le provee.

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